Stuur je iedere maand facturen naar dezelfde klanten? Dan wil je vooral dat ze op tijd betalen. Toch ben je al snel bezig met controleren welke bedragen binnen zijn, wie nog moet betalen en of je een herinnering moet sturen. Met automatische incasso kun je afgesproken factuurbedragen op een gepland moment van de rekening van je klant laten afschrijven.

Daarvoor heb je toestemming van je klant nodig, plus een bank die incasso ondersteunt. In AFAS SB leg je de machtiging vast, plan je openstaande verkoopfacturen in een incasso-opdracht en controleer je later of de betaling echt is ontvangen. Zo organiseer je terugkerende ontvangsten zonder iedere klant afzonderlijk om een overboeking te vragen.

Wat is automatische incasso?

Bij een gewone verkoopfactuur betaalt je klant zelf. Je stuurt de factuur en wacht op een overboeking. Bij automatische incasso geef je als ondernemer de opdracht aan je bank om een afgesproken bedrag van de rekening van de klant af te schrijven. De klant heeft daarvoor vooraf een incassomachtiging afgegeven.

Een incassomachtiging is de toestemming om geld te incasseren. Je kunt afspraken maken voor één betaling of voor terugkerende betalingen. Automatisch incasseren betekent dus niet dat je zonder overleg bedragen van een klant mag afschrijven. Het bedrag, het moment en de afspraken moeten duidelijk zijn.

Incasso is vooral handig als je klanten regelmatig een factuur stuurt, bijvoorbeeld voor onderhoud, lidmaatschap of dienstverlening op abonnementsbasis. Heb je alleen af en toe een losse verkoop, dan kan betalen op rekening of via een betaallink beter passen.

Wat heb je nodig om facturen automatisch te incasseren?

Voordat je de eerste incasso uitvoert, regel je twee zaken. Je spreekt met je bank af dat je incasso-opdrachten mag aanleveren. Controleer of die mogelijkheid onderdeel is van je bankcontract. Daarnaast vraag je je klant om een geldige incassomachtiging.

Bij die machtiging leg je onder meer vast van welke klant je mag incasseren en van welk rekeningnummer. Bewaar de machtiging goed. Bij vragen of een betwiste afschrijving wil je kunnen aantonen welke afspraak je hebt gemaakt. Informeer je klant bovendien over de geplande afschrijving volgens de geldende incassoafspraken.

Er zijn twee veelgebruikte vormen. Een eenmalige machtiging geldt voor één afgesproken incasso. Een doorlopende machtiging is bedoeld voor meerdere afschrijvingen binnen de gemaakte afspraken. Ook bestaat er verschil tussen standaardincasso en zakelijke incasso. De rechten van de betaler en de eisen aan de machtiging zijn daarbij anders. Bespreek met je bank welke vorm bij je klanten past.

Zo leg je een incassomachtiging vast in AFAS SB

Je kunt een bestaande ondertekende machtiging in AFAS SB registreren. Zoek met Ctrl+Spatie naar Nieuwe incassomachtiging toevoegen. Kies de soort incasso, je eigen bankrekening en de klant. Daarna selecteer je of het om een eenmalige of doorlopende machtiging gaat.

Heb je het formulier al ondertekend teruggekregen? Vul dan de datum van ondertekening in en voeg het formulier als bijlage toe. Je kunt ook vanuit AFAS SB een machtigingsformulier naar de klant verzenden. De datum van ondertekening vul je dan pas in zodra je het ondertekende formulier hebt ontvangen.

Die datum is belangrijk. AFAS SB plant alleen geschikte openstaande posten automatisch in wanneer de machtiging is vastgelegd. Een lege ondertekeningsdatum betekent dat er niet wordt geïncasseerd. Bekijk de stappen in het AFAS Help Center over incasseren.

Van verkoopfactuur naar incasso-opdracht

Wanneer je een verkoopfactuur verstuurt, ontstaat een openstaande post. Dat is het bedrag dat de klant je nog verschuldigd is. Voor een factuur die je wilt incasseren, kies je de betaalwijze Incasso. De vervaldatum van de factuur helpt bepalen in welke incasso-opdracht de post terechtkomt.

In AFAS SB vind je de geplande incasso's via Incasseren. Het programma deelt geschikte openstaande posten in volgens de ingestelde werkwijze. Daarbij speelt onder meer mee hoeveel dagen vóór de vervaldatum je een bedrag wilt laten incasseren. Controleer die instelling vooraf, zodat de planning past bij je betaalafspraken met klanten.

Zie de incasso-opdracht als een verzamelmap voor bedragen die je op een bepaald moment bij de bank wilt aanleveren. Je hoeft niet voor elke klant een aparte opdracht op te bouwen, maar je behoudt wel overzicht per openstaande factuur.

Een andere incassodatum nodig? Pas de planning aan

Niet iedere factuur hoeft op dezelfde dag mee. Misschien heb je met een klant afgesproken om na de vakantie te incasseren, of wil je een factuur eerst inhoudelijk controleren. In AFAS SB kun je openstaande posten in de weergave Incasseren naar een andere opdracht slepen.

Heb je een factuur verplaatst en wil je weer de normale planning gebruiken? Met Opnieuw inplannen zet je die terug volgens de ingestelde werkwijze. Controleer wel opnieuw de afgesproken datum. Parkeren of verplaatsen verandert namelijk niet vanzelf de oorspronkelijke betaalafspraak met je klant.

Voorbeeld: drie klanten, verschillende afspraken

Stel dat je drie openstaande verkoopfacturen hebt. Klant A betaalt maandelijks voor onderhoud en heeft een doorlopende machtiging afgegeven. Die factuur laat je volgens de normale planning meelopen. Klant B heeft gevraagd om een eenmalige afschrijving op een later afgesproken moment. Die plan je apart in als aan de voorwaarden voor incasso is voldaan.

Over de factuur van klant C loopt nog een vraag. Je weet dus nog niet of het volledige bedrag klopt. In dat geval is het verstandig de post voorlopig te parkeren en eerst contact op te nemen. Zo voorkom je dat je een bedrag incasseert waarover nog onduidelijkheid bestaat.

Dit voorbeeld laat vooral zien waarom een goede administratie meer vraagt dan één standaarddatum. De software organiseert je opdrachten, maar jij maakt de afspraken met je klanten.

Wat gebeurt er nadat je de incasso verstuurt?

Heb je de juiste facturen geselecteerd? Dan maak je vanuit Incasseren een incasso-opdracht. Afhankelijk van de bankkoppeling wordt die opdracht op de achtergrond naar de bank verstuurd of krijg je een incassobestand dat je bij je bank aanlevert. Controleer welke route jouw bank ondersteunt.

Een verstuurde incasso-opdracht betekent nog niet dat het geld definitief binnen is. De bank verwerkt de opdracht. Daarna ontvang je een bankmutatie, die AFAS SB kan koppelen aan de openstaande verkoopfacturen. Dat koppelen heet afletteren.

Als alle verkoopfacturen binnen een incasso-opdracht zijn afgeletterd, krijgt de opdracht in AFAS SB de status Geïncasseerd. Je kunt een afgehandelde opdracht vervolgens uit de lijst met opdrachten onderweg halen. Lees hiervoor Incasso-opdracht afhandelen.

Een incasso kan ook mislukken

Een klant kan onvoldoende saldo hebben, de bank kan een opdracht weigeren of er kan een terugboeking plaatsvinden. Bij een standaard Europese incasso heeft een betaler bovendien onder voorwaarden het recht om een afschrijving terug te boeken. Ga er daarom niet van uit dat iedere geplande incasso automatisch een definitieve betaling wordt.

Controleer na de incassoronde welke facturen nog openstaan en zoek uit waarom. Soms is het rekeningnummer onjuist of ontbreekt de ondertekende machtiging. In andere gevallen moet je met de klant overleggen over een nieuwe betaaldatum. Boek niet zomaar een tweede incasso als je nog niet weet wat er met de eerste is gebeurd.

Staat een factuur helemaal niet in de verwachte opdracht? Controleer dan de machtiging, de vervaldatum, de betaalwijze Incasso en het rekeningnummer bij de klant en de factuur. In de checklist voor incasso-opdrachten staan de belangrijkste oorzaken op een rij.

Welke afspraken maak je met je accountant?

Automatische incasso raakt je verkoopproces en je boekhouding. Spreek daarom af wie de machtigingen beheert, wie openstaande posten inplant en wie controleert of de ontvangen bedragen goed zijn verwerkt. Zeker als meerdere collega's facturen maken, voorkomt een duidelijke taakverdeling dat een factuur onbedoeld buiten een incassoronde valt.

Je accountant of boekhouder kan helpen beoordelen hoe je omgaat met terugboekingen en oude openstaande posten. Jij weet vaak waarom een klant een afwijkende betaalafspraak heeft gemaakt. Door die informatie vast te leggen bij de administratie, kunnen jullie verschillen sneller verklaren.

Gebruik je AFAS SB samen met je accountant? Dan werk je aan dezelfde financiële administratie. Zorg dat de afspraken met klanten en eventuele uitzonderingen daarin goed terug te vinden zijn.

Veelgestelde vragen over automatische incasso

Heb ik altijd een incassomachtiging nodig?

Ja. Je hebt toestemming van de klant nodig voordat je bedragen automatisch kunt laten afschrijven. Voor het uitvoeren van de opdracht heb je daarnaast een passende afspraak met je bank nodig.

Wat is het verschil tussen een incasso-opdracht en een betaalopdracht?

Met een incasso-opdracht laat je geld van de rekening van een klant naar je eigen rekening overmaken. Met een betaalopdracht betaal je juist bedragen die jij aan leveranciers verschuldigd bent. In je boekhouding gaat het dus om een andere richting van de betaling.

Kan ik één factuur later incasseren dan de rest?

Ja. In AFAS SB kun je een openstaande post naar een volgende of ad-hoc opdracht verplaatsen. Bij een ad-hoc opdracht kun je een afwijkende datum kiezen. Controleer of deze datum past bij wat je met de klant hebt afgesproken.

Hoe weet ik of de incasso gelukt is?

Controleer de bankmutatie en kijk of de openstaande factuur is afgeletterd. Een ingeplande of verstuurde opdracht is op zichzelf nog geen bewijs dat de betaling definitief binnen is.

Begin met een overzichtelijke incassoronde

Wil je automatische incasso gebruiken? Begin dan bij een groep klanten met heldere betaalafspraken en geldige machtigingen. Controleer de eerste opdracht zorgvuldig, kijk na verwerking welke facturen zijn afgeletterd en bespreek uitzonderingen meteen. Zo bouw je aan een vaste werkwijze die het opvolgen van betalingen eenvoudiger maakt.

Wil je ontdekken hoe je facturen en ontvangsten in één administratie bijhoudt? Probeer AFAS SB 30 dagen gratis.