De ene leverancier moet deze week betaald worden, bij een andere factuur heb je nog wat tijd en over een derde bedrag wil je eerst overleggen. Ondertussen komen er nieuwe inkoopfacturen binnen. Hoe houd je overzicht zonder elke betaling opnieuw in je bankomgeving over te typen?

Door je inkoopfacturen te plannen in betaalopdrachten. Je bepaalt welke facturen wanneer meegaan, controleert de bedragen en laat AFAS SB de betaalopdracht voorbereiden. Je houdt zelf de regie over je betaalmomenten en behandelt uitzonderingen apart.

Een factuur boeken is iets anders dan betalen

Ontvang je een inkoopfactuur, dan leg je die eerst vast in je boekhouding. Je registreert wat je hebt gekocht, welk bedrag je verschuldigd bent en wanneer je moet betalen. Na het boeken ontstaat in AFAS SB een openstaande post (crediteur): een bedrag dat je nog aan een leverancier moet betalen.

Het boeken betekent dus niet dat het geld meteen van je rekening verdwijnt. Tussen de boeking en de betaling zit vaak tijd. In die periode wil je weten wat er binnenkort van je bankrekening afgaat. Door betaalopdrachten te gebruiken hoef je factuurgegevens niet voor iedere betaling opnieuw in je bankomgeving over te nemen.

Wat is een betaalopdracht?

Een betaalopdracht verzamelt openstaande bedragen die je via de bank wilt betalen. In AFAS SB kun je daarvoor inkoopfacturen en bepaalde betalingen vanuit je btw-aangifte inplannen. De software houdt bij de planning rekening met de vervaldatum en de werkwijze die voor je administratie is ingesteld.

Bij het uitvoeren maakt AFAS SB een betaalbatch: de verzameling betalingen die naar de bank gaat. Afhankelijk van je bankkoppeling wordt de opdracht rechtstreeks doorgestuurd of ontvang je een betaalbestand dat je zelf bij je bank importeert.

Je blijft zelf verantwoordelijk voor de controle van factuur, leverancier, bankrekening en betaalafspraak. Een betaalopdracht helpt bij het organiseren van betalingen; hij beslist niet welke uitgave verstandig is.

Wanneer moet je een inkoopfactuur betalen?

Begin bij de vervaldatum die je met je leverancier hebt afgesproken. Je wilt op tijd betalen, maar niet standaard alles afschrijven op de dag dat de factuur binnenkomt. Een factuur die pas over drie weken vervalt, hoeft meestal niet vandaag al mee.

In AFAS SB kun je instellen hoeveel dagen vóór de vervaldatum een openstaande post in de betaalopdracht wordt meegenomen. Die ingestelde werkwijze bepaalt de normale planning. Je kunt daarna zelf afwijken als een factuur eerder of later betaald moet worden.

Zo zie je welke bedragen klaarliggen en welke nog kunnen wachten. Kijk daarbij ook naar je banksaldo en andere komende uitgaven. Een betaalplanning is behulpzaam, maar vervangt je eigen financiële afweging niet.

Niet alle facturen hoeven tegelijk mee

Ga in AFAS SB via de zoekhulp naar Betalen. Je ziet daar openstaande posten die op betaalopdrachten zijn ingedeeld. Een factuur met een ander betaalmoment kun je naar een andere opdracht slepen:

• Eerstvolgende opdracht: voor de eerstkomende betaalronde.
• Volgende opdrachten: voor een later betaalmoment.
• Ad-hoc opdracht: voor een betaling buiten je vaste betaalronde.
• Geparkeerd: voor een factuur die je voorlopig wilt uitstellen.

Met Opnieuw inplannen zet je een verplaatste post terug volgens de oorspronkelijke ingestelde werkwijze. Parkeren betekent overigens niet dat je betaalverplichting verdwijnt. Stem een uitgestelde betaling af met de leverancier en houd de afgesproken termijn in de gaten.

Voorbeeld: drie facturen, drie keuzes

Op maandagochtend zie je drie facturen. Een vaste leverancier moet donderdag betaald zijn. Een tweede factuur vervalt pas over twintig dagen. Bij de derde staat een bedrag dat je nog met de leverancier wilt controleren.

Je zet de eerste factuur in de eerstvolgende opdracht. De tweede laat je volgens de normale planning meelopen. De derde parkeer je totdat de leverancier je vraag heeft beantwoord. Zo hoef je niet alle posten tegelijk te betalen, maar raak je ook niet kwijt waarom je een bedrag hebt uitgesteld.

Welke keuze verstandig is, hangt af van je betaalafspraken, je banksaldo en wie binnen je bedrijf betalingen mag goedkeuren.

Een losse betaling? Maak een ad-hoc opdracht

Soms komt er een factuur binnen die niet op de vaste betaalronde kan wachten. Denk aan een leverancier die pas na betaling levert. Dan kun je de openstaande post naar de Ad-hoc opdracht verplaatsen.

Bij een ad-hoc opdracht kun je in AFAS SB ook een afwijkende datum vastleggen. Daarmee bepaal je het gewenste afschrijfmoment voor de posten in die opdracht. Controleer altijd of je bank die verwerking ondersteunt en houd rekening met de verwerkingstijd.

Juist bij een uitzondering is een extra controle op bedrag en rekeningnummer verstandig. Een afwijkende betaalopdracht moet niet buiten je gebruikelijke afspraken over goedkeuring vallen.

Kun je een factuur in delen betalen?

Ja, als je met een leverancier betaling in termijnen hebt afgesproken. In AFAS SB leg je een betaalafspraak vast bij de inkoopfactuur. Open de factuur, ga naar Betaling en kies onder Meer voor Betaalafspraken. Je kunt de datum of het percentage aanpassen en regels voor volgende termijnen toevoegen.

Zo houd je zichtbaar welk deel al betaald is en welk deel nog openstaat. Een betaalafspraak is iets anders dan zomaar minder geld overmaken. Stem de termijnen eerst af met de leverancier.

Van betaalopdracht naar bankmutatie

Heb je de openstaande posten gecontroleerd? Open Betalen, selecteer de eerstvolgende of een ad-hoc opdracht en klik op Betalen. AFAS SB maakt een betaalbatch. Met de bankkoppeling van Rabobank of ABN AMRO wordt de opdracht naar de bank verstuurd. Bij andere banken importeer je het betaalbestand zelf, als je bank dat ondersteunt.

Controleer bij je bank of de betaling is goedgekeurd en afgeschreven. Daarna verschijnt een bankmutatie in je administratie. AFAS SB kan die aan de openstaande facturen koppelen. Dat heet afletteren. Bij een betaalbatch kan één bedrag op je bankafschrift meerdere facturen afhandelen.

Wie boekt, controleert en betaalt?

Werk je met een accountant? Spreek dan af wie de inkoopfacturen boekt, wie de betaalplanning controleert en wie de betaling goedkeurt. Leg ook vast wie een gewijzigd bankrekeningnummer nagaat en wat je doet met een uitgestelde of geweigerde betaling. Zo blijft duidelijk waarom een factuur nog openstaat.

Begin bij de juiste factuur

Controleer eerst de vervaldatum en de betaalgegevens. Plan daarna de gewone facturen samen, zet uitzonderingen apart en kijk achteraf of de bankmutaties zijn verwerkt. In het AFAS Help Center lees je hoe betaalopdrachten werken. Meer uitleg over bankmutaties verwerken helpt bij de controle achteraf.

Wil je je facturen en betalingen overzichtelijk bijhouden? Probeer AFAS SB 30 dagen gratis.