-medium.jpg)
Laatst stond er een interessant artikel op de website van de beroepsorganisatie voor accountants. Het ging over KPMG. Zij gaven een duidelijk signaal af: "Als onze eigen accountant slimmer gaat werken door computers en slimme software (AI), dan willen wij dat terugzien op de rekening. Wij willen dan minder betalen.”
Dat is een duidelijke boodschap. En voor veel accountantskantoren ook een confronterende. Want op veel kantoren is het werk nog niet optimaal ingericht. Er worden meerdere systemen naast elkaar gebruikt en klanten leveren hun administratie aan via verschillende kanalen: e-mail, WhatsApp of soms zelfs nog op papier. Daardoor blijft er veel handmatig werk voor de accountant over. Dat kost tijd, en dus geld.
Accountants zijn vaak te aardig voor hun klanten. Ze willen de klant zo goed mogelijk helpen. Maar daarin schuilt ook een valkuil. Als een klant zijn administratie aanlevert in een ongestructureerde mail of in verschillende formats, dan wordt dat netjes opgepakt. Logisch, maar niet efficiënt. Doordat elke klant op zijn eigen manier werkt, kost het verwerken van administraties onnodig veel tijd. Een medewerker kan nu misschien 40 administraties bijhouden, terwijl dat er met een slimmere en meer gestandaardiseerde aanpak aanzienlijk meer kunnen zijn.
Daarnaast werken de meeste accountants nog met het 'uurtje-factuurtje'-principe. Elk uur wordt gefactureerd. Maar als je met slimme software sneller gaat werken, verdien je dus eigenlijk minder geld. Dat klopt niet. Je zou betaald moeten worden voor je kennis en de waarde die je brengt, niet voor het aantal uren dat je maakt.
Hier wringt het bij veel kantoren: technologie vraagt om een andere manier van werken én denken.
Dit is precies waar een geïntegreerde aanpak het verschil maakt. In plaats van meerdere losse systemen, werk je met één platform waarin alles samenkomt.
AFAS Software helpt kantoren om die stap te maken. Alle communicatie, documenten en processen komen op één plek samen. Geen losse e-mails meer of versnipperde informatie, maar een gestroomlijnd proces. De software zorgt ervoor dat het werk automatisch bij de juiste persoon terechtkomt.
Ook de samenwerking met de klant verandert. In plaats van losse berichten en bijlagen, werken klanten via een app of portaal. Ze leveren hun administratie gestructureerd aan, waarna de software een groot deel van de verwerking automatisch oppakt. De accountant hoeft het alleen nog maar te controleren. Dat scheelt uren aan handmatig werk.
Door slimmer te werken, verandert er veel binnen het kantoor. Medewerkers besteden minder tijd aan repeterend werk en krijgen meer ruimte voor inhoudelijk werk en klantcontact. Dat zorgt niet alleen voor meer efficiëntie, maar ook voor meer werkplezier.
In plaats van 40 klanten kan één persoon nu wel 100 klanten helpen. Dat is goed voor de winst van het kantoor. Ook krijgt de accountant veel meer inzicht. Je kunt in het systeem precies zien welke klanten veel extra werk kosten en welke klanten juist heel efficiënt werken.
Door processen te standaardiseren en slim gebruik te maken van technologie, ben je beter voorbereid op de toekomst.
Je hoeft niet bang te zijn voor klanten die kritischer worden op prijs, zoals bij KPMG wordt geschetst. Je hebt je eigen processen namelijk zo goed geregeld dat je sneller, beter en goedkoper kunt werken. De tijd van uren tellen en bonnetjes overtikken is echt voorbij. Met de juiste aanpak ontstaat er ruimte voor waar het echt om draait: klanten helpen met inzicht en advies.
.jpg)
