Als je dit leest, is de kans groot dat je werkvoorraad groter is dan de agenda toelaat. Begin van het jaar betekent voor veel accountants en administratiekantoren geen rustige start, maar een sprint. Juist in deze periode wordt voelbaar hoeveel invloed het gebruik van software heeft op de werkdruk. Vanaf dit jaar deel ik hier regelmatig updates, inzichten en ontwikkelingen rondom AFAS SB. Kort, relevant en direct toepasbaar. Zo krijg je een helder beeld van waar we aan werken en hoe deze verbeteringen zorgen voor minder werk voor jou, juist op momenten als de jaarafsluiting.
AFAS SB is ontworpen vanuit één overtuiging: administratie moet geen doel op zich zijn. Hoe meer keuzes, uitzonderingen en herstelwerk, hoe groter de piekdrukte wordt. Door administraties te standaardiseren en fouten zo vroeg mogelijk in het proces te voorkomen, het liefst direct bij invoer, ontstaat ruimte. Niet alleen door bestaande handelingen eenvoudiger te maken, maar juist door werk te laten verdwijnen.
Juist bij de jaarafsluiting zie je duidelijk het verschil tussen het vele controleer- en corrigeerwerk achteraf en gestructureerd controleren van de administratie gedurende het boekjaar. "Leuk uitgangspunt, maar het is al een hele klus om alle btw-aangiftes tijdig de deur uit te krijgen," hoor ik je denken. Maar dit is wel waar je de tijd terug gaat winnen. Gelukkig kun je klein beginnen en biedt AFAS SB hiervoor al bewust een aantal hulpmiddelen die veel kantoren nog niet maximaal benutten.
Stap bijvoorbeeld af van het gebruik van de kolommenbalans voor het controleren van het grootboek en gebruik de jaarcontrole. Start deze functie aan het begin van het boekjaar op en controleer alleen datgene wat is gewijzigd sinds je laatste controle. De kracht van deze functie is dat je alleen aan het controleren bent wat ook de moeite waard is om te controleren, namelijk de wijzigingen sinds jouw laatste controle. Zo houd je grip op het grootboek en bespaar je ook nog eens enorm veel tijd.
Daarnaast hebben we de jaarwerkvoorraad geïntroduceerd in het Admin Center. Een overzicht dat duidelijk laat zien of alle werkzaamheden van het vorige jaar (of het jaar dáárvoor) zijn afgerond. Het laat precies die werkzaamheden zien die alleen voor dat specifieke boekjaar belangrijk zijn.
Als we ergens trots op zijn in AFAS SB, dan is het wel de gesloten subadministratie voor de btw. Het niet toestaan van het maken van boekingen op de rekening 1800 stelt ons in staat om te garanderen dat de btw-administratie altijd sluit met het grootboek. Standaardiseren is de sleutel tot het laten verdwijnen van werk. Een van de pijlers binnen SB is dan ook de gesloten subadministratie. Neem bijvoorbeeld de btw-administratie. Het is niet toegestaan zelf boekingen te maken op de rekening 1800. Dit stelt ons in staat om te garanderen dat de btw-administratie altijd sluit met het grootboek. Dat klinkt wellicht als een beperking, maar het directe gevolg hiervan is dat al het werk dat nodig is om deze aansluiting aan te tonen, of soms zelfs te realiseren, volstrekt overbodig is geworden.
Het illustreert hoe waardevol het omarmen van het RGS kan zijn en dat enige starheid aan het begin van het proces, bij het maken van boekingen, zich volledig uitbetaalt in tijd aan het einde van een periode of boekjaar. Het enige wat overblijft, is het uitdraaien van de standaard meegeleverde btw-rondrekening om de bewijslast van de aansluiting van de aangifte op het grootboek netjes te borgen in het klantdossier.
Toch hebben wij ons ook gerealiseerd dat niet altijd het gouden pad bewandeld wordt. Waar men onderneemt, worden ook fouten gemaakt. Zeker in een boekhouding. Het is dan belangrijk dat fouten ook eenvoudig kunnen worden hersteld. Daar liet AFAS SB nog flink te wensen over.
Als er toch gecorrigeerd moet worden, mag dat geen handmatig zoek- en herstelwerk zijn. Daarom bouwen we aan de mogelijkheid om meerdere boekingen tegelijk te corrigeren, rechtstreeks vanuit de kolommenbalans of de jaarcontrole. Dat kan vandaag de dag al voor bankmutaties die direct op een grootboekrekening zijn geboekt, maar maken we op korte termijn ook mogelijk voor inkoopfacturen.
Daarnaast kijken we kritisch naar hoe AFAS SB helpt om problemen vóór te zijn. We kennen al veel signalen en notificaties die waarschuwen wanneer de kwaliteit van een administratie onder druk komt te staan. Denk bijvoorbeeld aan problemen met een bankkoppeling. Die signalen verdienen een prominentere plek en duidelijker onderscheid in urgentie. Niet alles is even belangrijk, en dat moet je ook zo kunnen zien.
Op deze manier willen we de gebruiker beter vertellen waar op dat moment het beste de aandacht naartoe kan, om problemen later in het proces voor te kunnen zijn. Voor accountants brengen we deze signalen ook naar het Admin Center, zodat direct zichtbaar is in welke administratie actie nodig is.
Tot slot, AI. Het zal niet ontgaan zijn dat AFAS SB op meerdere fronten inzet op het gebruik van AI in onze producten. Zo maakt AFAS SB al gebruik van AI bij het bepalen van de grootboekrekening van bankmutaties.
Maar er is nog een plek waar AI écht het verschil kan maken: bij uitleg en instructie. Begin 2026 introduceren we een slimme Help-assistent in AFAS SB. Daarmee krijgen ondernemers direct antwoord op vragen over het gebruik van AFAS SB en specifieke boekhoudkundige situaties, op het moment dat ze vastlopen. Geen portals, geen supporttickets, maar begrijpelijke uitleg in de applicatie zelf. Dat scheelt ondernemers tijd en kantoren veel uitlegwerk. Ook de medewerker van het administratiekantoor is geholpen met deze nieuwe functie. Vragen die worden gesteld, worden direct in begrijpelijke taal beantwoord zonder dat hun werk onderbroken wordt.
Er staat een hoop te wachten voor AFAS SB in 2026, met onder meer aandacht voor het jaarrekeningproces en andere functionaliteiten die het accountants en ondernemers een stuk makkelijker moeten gaan maken. Alles waar we aan werken, zal steeds langs dezelfde meetlat gaan: helpt dit écht om werk te voorkomen, of verplaatst het alleen het probleem? Het doel is dan ook niet om steeds meer functionaliteit toe te voegen, maar door het werk dat er nu nog is structureel te laten verdwijnen. En als het werk dan toch moet gebeuren, de kwaliteit ervan zo hoog mogelijk te laten zijn. Zo kun je in het seizoen waarin alles samen komt, steunen op het werk dat eerder al is geleverd.
.jpg)
