Heb je een holding met een of meer werkmaatschappijen? Dan gebeurt het al snel dat de ene bv iets betaalt voor de andere. Een leverancier schrijft bijvoorbeeld af van de rekening van je holding, terwijl de kosten bij je werkmaatschappij horen. Of een klant betaalt per ongeluk op de bankrekening van de verkeerde bv.

Zo'n betaling hoort niet zomaar als kosten of omzet in de verkeerde administratie te blijven staan. Met een rekening-courant leg je vast welke bv nog geld tegoed heeft van de andere. De kern is simpel: wat in de ene administratie een vordering is, is in de andere administratie een schuld. Beide kanten moeten dus hetzelfde verhaal vertellen.

In AFAS SB kun je rekening-courantboekingen tussen administraties binnen dezelfde holding automatisch in beide administraties laten verwerken. Daardoor hoef je de tegenboeking niet nog een keer handmatig te maken. Dat verkleint de kans dat de rekening-courant tussen je bv's uit elkaar gaat lopen.

Wat is een rekening-courant tussen bv's?

Een rekening-courant tussen bv's is een doorlopende financiële verhouding tussen twee administraties. Je gebruikt die als de ene bv tijdelijk een bedrag betaalt, ontvangt of voorschiet dat bij een andere bv hoort. In de boekhouding ontstaat dan aan de ene kant een vordering en aan de andere kant een schuld.

Denk aan een holding en een werkmaatschappij. Betaalt de holding een factuur die eigenlijk voor de werkmaatschappij is? Dan moet zichtbaar blijven dat de werkmaatschappij dat bedrag aan de holding verschuldigd is. Anders lijkt het alsof de kosten in de holding thuishoren, terwijl dat bedrijfseconomisch niet klopt.

Rekening-courant is daarmee vooral een manier om onderlinge bedragen netjes te volgen. Het is geen verzamelbak voor onduidelijke boekingen. Juist als je meerdere bv's hebt, helpt een vaste werkwijze om later te kunnen verklaren waarom er geld tussen administraties is verschoven.

Wanneer gebruik je rekening-courant tussen je bv's?

Rekening-courant komt vooral van pas wanneer een betaling of boeking over de grens van twee administraties heen gaat. Bijvoorbeeld als een inkoopfactuur in de ene administratie binnenkomt, terwijl een deel van de kosten voor een andere administratie is. Ook bij bankmutaties kan dat gebeuren: de ene bv betaalt iets voor de andere of ontvangt een bedrag dat eigenlijk bij de andere bv hoort.

In AFAS SB kun je rekening-courantboekingen maken vanuit inkoopfacturen, memoriaalboekingen en bankmutaties. Daarbij legt AFAS SB de boeking vast in de administratie waarin je werkt en maakt het tegelijkertijd de gespiegelde boeking in de doeladministratie. Zo ontstaat aan beide kanten dezelfde rekening-courantverhouding.

Waarom lopen rekening-courantrekeningen zo makkelijk uit elkaar?

Werk je handmatig in twee administraties, dan moet je dezelfde gebeurtenis twee keer verwerken. Eerst boek je bijvoorbeeld in de holding dat zij een bedrag tegoed heeft van de werkmaatschappij. Daarna moet je in de werkmaatschappij nog boeken dat zij hetzelfde bedrag verschuldigd is aan de holding.

Daar gaat het in de praktijk makkelijk mis. Een tegenboeking wordt vergeten, een bedrag wordt anders geboekt of de boeking komt in een andere periode terecht. Het gevolg zie je vaak pas bij een controle of bij het jaarwerk: de rekening-courant in administratie A sluit niet aan op die in administratie B.

Een automatische gespiegelde boeking haalt precies dat dubbele handwerk uit het proces. Je legt de gebeurtenis één keer vast en de software verwerkt de bijbehorende rekening-courantboeking in beide administraties.

Voorbeeld: je holding betaalt kosten van de werkmaatschappij

Stel dat een leveranciersfactuur in de administratie van je holding binnenkomt, maar de kosten horen geheel of gedeeltelijk bij je werkmaatschappij. Dan wil je in de holding zichtbaar maken dat dit bedrag wordt doorbelast aan de werkmaatschappij. In de werkmaatschappij moeten de kosten op de juiste kostenrekening terechtkomen.

In AFAS SB kies je bij de inkoopfactuur de rekening-courant van de andere administratie. Vervolgens selecteer je in de doeladministratie de kostenrekening waarop het bedrag thuishoort. AFAS SB kiest op de achtergrond de bijbehorende rekening-courantrekening en maakt de gespiegelde boeking. Zo hoef je de tweede administratie niet apart te openen om dezelfde gebeurtenis nog eens te boeken.

De precieze verwerking hangt natuurlijk af van de factuur en van de afspraken binnen je administratie. Twijfel je over de juiste kostenrekening, btw-behandeling of verdeling? Stem dat dan af met je accountant of administratiekantoor. De software automatiseert de boeking, maar de inhoudelijke keuze blijft belangrijk.

Ook een betaling op de verkeerde bankrekening kun je netjes verwerken

Een andere herkenbare situatie: een klant van je werkmaatschappij betaalt op de bankrekening van je holding. Het geld staat dan op de verkeerde plek, maar de openstaande post hoort nog steeds bij de werkmaatschappij.

Met een rekening-courantboeking kun je zo'n bankmutatie aan de andere administratie doorbelasten. In AFAS SB kun je daarbij kiezen voor een grootboekrekening of een openstaande post in de doeladministratie. Ook als maar een deel van een bankmutatie voor de andere administratie is, kun je het bedrag splitsen en het restant in de bronadministratie verwerken.

Verwar rekening-courant tussen bv's niet met rekening-courant van een aandeelhouder

De term rekening-courant wordt voor verschillende situaties gebruikt. Dat kan verwarrend zijn. Een rekening-courant tussen administraties van dezelfde holding is iets anders dan bedragen die over en weer gaan tussen een bv en een aandeelhouder of een andere groepsmaatschappij die niet als zustermaatschappij binnen dezelfde holding is ingericht.

AFAS SB maakt daarom onderscheid tussen deze situaties. Voor rekening-courantboekingen tussen administraties binnen dezelfde holding gebruik je de functie Rekening-courant. Voor transacties met een aandeelhouder of een andere groepsmaatschappij geldt een andere werkwijze.

Dat onderscheid is belangrijk, omdat ook de fiscale en juridische behandeling kan verschillen. Bespreek twijfelgevallen met je accountant of fiscalist.

Drie controles die veel herstelwerk voorkomen

Een goede rekening-courant begint niet bij de jaarafsluiting. Als je de onderlinge boekingen gedurende het jaar consequent verwerkt, blijft de controle veel kleiner. Let vooral op deze drie punten:

• Gebruik steeds de juiste rekening-courantrelatie. Zorg dat duidelijk is tussen welke twee administraties het bedrag loopt.
• Controleer of de kosten, opbrengst of openstaande post in de juiste administratie terechtkomt. De rekening-courant is alleen de financiële brug tussen beide bv's.
• Controleer afwijkingen periodiek. Zie je een oud verschil uit een migratie of een eerdere handmatige boeking? Los dat bewust op in plaats van een nieuw verschil ertegen weg te boeken.

In AFAS SB worden voor rekening-courant tussen administraties specifieke grootboekrekeningen gebruikt. Bij iedere administratie worden automatisch rekening-courantrekeningen voor de andere administraties toegevoegd. De automatische functionaliteit werkt met deze door AFAS toegevoegde rekeningen. Gebruik je eigen grootboekrekeningen voor deze boekingen, dan werkt de automatische verwerking niet.

Wat betekent dit voor de samenwerking met je accountant?

Werk je samen met een accountant of administratiekantoor, spreek dan af wie de rekening-courant controleert en wanneer. Jij ziet vaak als eerste waarom een betaling bij de andere bv terechtkwam. Je accountant kan vervolgens beoordelen of de boeking financieel en fiscaal op de juiste plek staat.

Dat is vooral handig bij uitzonderingen. Denk aan bestaande verschillen uit een oude boekhouding, een migratie uit een ander pakket of bedragen waarbij niet duidelijk is of rekening-courant wel de juiste route is. Door zulke posten gedurende het jaar te bespreken, voorkom je dat alles pas bij het jaarwerk moet worden uitgezocht.

Zo houd je meerdere administraties beheersbaar

Meerdere bv's betekenen meerdere administraties, maar onderlinge betalingen hoeven niet te leiden tot dubbel boekwerk. Met een duidelijke rekening-courantverhouding leg je vast wie welk bedrag heeft voorgeschoten, betaald of ontvangen. De boekhouding van beide bv's blijft daardoor logisch op elkaar aansluiten.

AFAS SB helpt daarbij door rekening-courantboekingen tussen administraties binnen dezelfde holding in één handeling aan beide kanten te verwerken. Je houdt zelf de regie over de inhoud van de boeking, terwijl de software de gespiegelde verwerking voor je doet.

Wil je ervaren hoe AFAS SB je helpt bij je financiële administratie? Je kunt AFAS SB 30 dagen gratis uitproberen.