Steeds meer financiële processen verlopen automatisch. Facturen worden herkend, banktransacties gekoppeld en btw-aangiftes klaargezet zonder dat iemand er nog een calculator bij pakt. Deze ontwikkeling heet robotic accounting en verandert de rol van de accountant, de ondernemer en de manier waarop we naar administratie kijken.

Bij AFAS zien we robotic accounting niet als een trend, maar als een logische volgende stap in het slimmer inrichten van werk. De opkomst van AI speelt daarin ook een grote rol. In deze blog lees je wat het is, wat het betekent voor jouw organisatie en hoe je er vandaag al mee kunt beginnen.

Wat is robotic accounting?

Robotic accounting is een vorm van automatisering waarbij software repeterende boekhoudtaken zelfstandig uitvoert. De “robot” is geen fysieke machine, maar een systeem dat leert patronen te herkennen in financiële gegevens.

Denk aan het automatisch boeken van facturen, het verwerken van bankmutaties en het opstellen van rapportages. Waar vroeger mensen regels invoerden, zorgt software nu voor herkenning, controle en uitvoering.

Het doel is niet om mensen te vervangen, maar om ze te bevrijden van het handwerk dat weinig waarde toevoegt. Zo ontstaat ruimte voor beter inzicht, advies en groei.

Van handwerk naar inzicht

De afgelopen jaren heeft de boekhouding een grote sprong gemaakt. Waar administraties ooit werden ingevoerd met de hand, werken ondernemers nu met software die taken van elkaar overneemt.

• Scan & Herken leest inkomende facturen automatisch uit.
• Bankkoppelingen verwerken betalingen en ontvangsten zonder overtypen.
• Dashboards tonen realtime cijfers en signaleren afwijkingen.
• En de btw-aangifte staat vaak al klaar voordat je eraan denkt.

Het resultaat: minder fouten, meer overzicht en tijd om vooruit te kijken.

Bij AFAS noemen we dat niet alleen gemak, maar vooral beter ondernemen. Want als je weet hoe je bedrijf er vandaag écht voorstaat, kun je morgen de juiste beslissingen nemen.

De rol van de accountant verandert

Automatisering roept bij sommigen de vraag op: wat blijft er dan nog over voor de accountant?

De administratie zelf is al lang niet meer het verdienmodel. Slimme software verwerkt de meeste transacties sneller en foutlozer. Toch betekent dat niet dat de accountant overbodig wordt... integendeel. De rol verschuift van uitvoerder naar adviseur. De accountant helpt ondernemers om data te begrijpen, keuzes te maken en risico’s te beheersen. Waar vroeger cijfers werden gecontroleerd, worden ze nu geïnterpreteerd.

De waarde zit niet meer in het “boeken”, maar in het “duiden”. In kennis, communicatie en vertrouwen. Dat past naadloos bij de AFAS-visie: technologie helpt, maar de mens maakt het verschil.

De volgende stap: robotic accounting én AI

De volgende stap in automatisering is niet alleen dat systemen taken overnemen, maar dat ze ook meedenken. Daar komt kunstmatige intelligentie (AI) bij kijken. Waar robotic accounting zich richt op het herkennen van patronen en het automatisch verwerken van gegevens, helpt AI om beter te begrijpen wat die gegevens betekenen.

Bij AFAS gebruiken we AI alleen als het echte meerwaarde biedt voor jou als gebruiker. We zien AI niet als doel op zich, maar als een middel om werk leuker, slimmer en veiliger te maken. Onze AI-oplossingen vallen onder de naam Jonas – jouw slimme assistent in InSite, OutSite en Profit. Jonas helpt bijvoorbeeld bij het samenvatten van workflows, het schrijven van reacties of het vertalen van teksten. In AFAS SB werkt AI op de achtergrond mee aan functies zoals Scan & Herken of het automatisch afletteren van bankmutaties. Zo leer je stap voor stap wat AI toevoegt, zonder dat het ingewikkeld wordt.

Daarbij volgen we altijd de Europese AI Act en onze eigen kernwaarden: veiligheid, betrouwbaarheid en duurzaamheid. AI mag het werk verbeteren, maar nooit de mens vervangen. Jij blijft de regisseur, de software ondersteunt. Zo zorgen we dat slimme technologie écht bijdraagt aan beter ondernemen.

Hoe werkt robotic accounting in AFAS?

Binnen AFAS is robotic accounting onderdeel van een groter geheel. Onze software is gebouwd op het principe van Ondernemingsprocesbeheer (OPB): eerst denken, dan standaardiseren, dan automatiseren.

Robotic accounting werkt in die volgorde perfect. De robot neemt taken over zodra processen helder zijn ingericht.

In de praktijk betekent dat:

• Inkomende facturen worden gelezen met Scan & Herken.
• Bankkoppelingen verwerken betalingen direct in de administratie.
• Workflows zorgen dat uitzonderingen bij de juiste persoon terechtkomen.
• En dankzij dashboards zie je direct waar je staat.

Voor accountantskantoren is dit naadloos geïntegreerd met de accountancy portal. Daarin werken accountants en klanten in één systeem: facturen, btw, rapportages en documenten staan op één plek. Voor ondernemers werkt dit via AFAS SB. Dit is het online boekhoudpakket dat dezelfde technologie gebruikt, maar dan afgestemd op bedrijven met één tot vijf medewerkers. De samenwerking tussen beide systemen maakt robotic accounting niet alleen slimmer, maar vooral samenwerkender.

Wat levert het op?

De voordelen zijn concreet en meetbaar. Bedrijven die robotic accounting toepassen, ervaren:

• Tijdwinst: minder handmatige verwerking, snellere periodeafsluiting.
• Betrouwbaarheid: minder fouten door automatische herkenning en controle.
• Inzicht: actuele cijfers en signaleringen in plaats van achterafrapportage.
• Rust: minder piekmomenten, omdat werk over de tijd wordt verdeeld.

Voor accountants betekent het ook ruimte voor groei. Minder uren aan inboeken betekent meer tijd voor advies en persoonlijke aandacht — precies datgene waar klanten het verschil merken.

De mens blijft onmisbaar

Hoewel de technologie snel ontwikkelt, blijft menselijke kennis belangrijk. Software kan transacties herkennen, maar begrijpt de context niet altijd. Een robot kan zien dat een bedrag afwijkt, maar alleen een mens weet waarom. Daarom draait robotic accounting bij AFAS altijd om samenwerking: de robot voert uit, de mens beslist.

De accountant van de toekomst is dus niet de controleur van gisteren, maar de adviseur van morgen. Ondersteund door software die werk eenvoudiger maakt.

AFAS en de toekomst van boekhouden

Bij AFAS geloven we dat automatiseren pas werkt als je begrijpt waarom. Onze software is gebouwd vanuit één duidelijke visie: werk kan leuker en beter. Dat geldt ook voor boekhouden. Wat vroeger een verplichting was, wordt steeds meer een hulpmiddel. Door administratieve processen te digitaliseren, ontstaat ruimte voor waardevol werk.

Met AFAS voor accountants en ondernemers bouwen we aan een omgeving waarin ondernemers en accountants samenwerken in één systeem. Niet omdat dat efficiënt is, maar omdat het overzicht en vertrouwen brengt.

Robotic accounting is geen toekomstmuziek meer. Het is er al. Bedrijven die nu investeren in slimme automatisering, leggen de basis voor meer inzicht, betere beslissingen en minder handwerk. De rol van de accountant verandert, maar verdwijnt niet. De mens blijft nodig om cijfers betekenis te geven. Technologie neemt het werk over dat herhaald wordt; mensen houden tijd over voor wat telt.

Zo maakt AFAS het motto waar: Succes begint met AFAS: technologie helpt jou om succesvoller te zijn en échte meerwaarde te tonen voor jouw klant.