Aanloopkosten zijn zakelijke kosten die je moet maken om een onderneming te kunnen starten. Want je krijgt vaak te maken met allerlei kosten, soms lang voordat je eigen bedrijf bij de Kamer van Koophandel is ingeschreven. Omdat je onderneming nog in de aanloopfase zit, noemen we dit aanloopkosten. Die fase kan wel vijf jaar duren. Sommige van die zakelijke kosten zijn aftrekbaar. Hoe zit het nou precies met die aanloopkosten?

Voorbeelden van aanloopkosten

Dit zijn een aantal voorbeelden van aanloopkosten, die ook wel oprichtingskosten of startkosten worden genoemd:

• Zakelijke lunch, bijvoorbeeld met een adviseur of potentiële klanten
• Kosten voor marktverkenning
• Zakelijke telefoonkosten. Ook mobiele gesprekken kun je opvoeren als aanloopkosten. Op de specificatie van de factuur zie je, welke delen van de kosten zakelijk zijn. Facturen bewaren!
• Zakelijke OV-kosten en zakelijk gereden kilometers
• Juridisch advies in verband met het oprichten van een onderneming
•  Kosten van webhosting
• Studiekosten: deze zijn alleen aftrekbaar als de cursus bedoeldis om je kennis als professional op peil te houden.

Tip

Verwerk je aanloopkosten direct in de eerste btw-periode.Dan krijg je de btw zo snel mogelijk terug.

Ondernemersregelingen

Behalve aftrekbare aanloopkosten zijn er diverse ondernemersregelingen waar je gebruik van kunt maken, zelfs met terugwerkende kracht. Als de Belastingdienst je beschouwt als ondernemer voor de inkomstenbelasting, kun je de btw die je in de aanloopfase hebt afgedragen, terugvragen. Geef die btw aan als voorbelasting.

Registreren, bewaren en aantonen

Belangrijk punt bij de aftrekbaarheid van aanloopkosten: de bewijslast ligt bij jou. Jij moet aantonen dat die kosten noodzakelijk zijn geweest om je onderneming te kunnen oprichten. Geef de kosten voor juridisch advies dus niet op als aanloopkosten, als je gewoon door rood was gereden.

Bewaarplicht 7 jaar

Bewaar alle facturen en houd je zakelijke kilometers bij. Registreer ook het aantal uren dat je aan je bedrijf werkt. Dat is niet alleen verstandig om te kunnen aantonen dat je een onderneming aan het oprichten bent, maar ook omdat ze meetellen voor bijvoorbeeld de zelfstandigenaftrek. Ook goed om te weten: je bent verplicht om je boekhouding 7 jaar te bewaren. De Belastingdienst kan op elk willekeurig moment je boekhouding opvragen.

Aanloopkosten of bedrijfsmiddelen?

Als je in de opstartfase van je onderneming iets aanschaft dat meer dan €450 kost (exclusief btw) en dat je langer dan een jaar in je bedrijf wordt gebruikt, kun je dat niet opnemen als aanloopkosten. Zulke zaken worden bedrijfsmiddelen genoemd. Neem ze in de boekhouding op als bedrijfsmiddelen. Voorbeelden zijn kantoorinrichting en IT-apparatuur.

Tip

Neem een ervaren boekhouder in de arm. Die weet precies hoe het werkt en welke kosten aftrekbaar zijn, welke niet en welke gedeeltelijk.

Online boekhoudprogramma

Met een handig online boekhoudprogramma wordt het allemaal een stuk makkelijker. Door al in de opstartfase te beginnen met boekhouden, leg je alle data, inkomende en uitgaande facturen en kosten op één plek vast, ben je direct gewend aan het voeren van een boekhouding en neem je je boekhouder of accountant vanaf het begin mee in je bedrijf. Voor de Belastingdienst is het heel prettig als een ondernemer al voor de start zo overzichtelijk en zorgvuldig werkt.

Start je rondleiding door AFAS SB

‍

‍

‍

‍

‍

‍