Wat is een grootboek?

Een grootboek is de centrale plek waar organisaties en bedrijven hun financiële gegevens bijhouden en vastleggen. Het grootboek is een belangrijk onderdeel van het boekhoudsysteem. Het geeft structuur en richting aan het bijhouden van de boekhouding en het maken van financiële overzichten.

In het grootboek worden alle rekeningen verzameld die de organisatie gebruikt om transacties vast te leggen en verantwoording af te leggen. Het grootboek en de grootboekrekeningen zijn ingedeeld volgens een vastsysteem.

Wat is het belang van een grootboek?

Doordat alle financiële gegevens van een organisatie in het grootboek staan, ontstaat transparantie. De organisatie kan laten zien hoe gezond ze is, bijvoorbeeld aan geldschieters en officiële instanties. Deze transparantie leidt tot vertrouwen in jouw bedrijf en verkleint de kans op fraude.

Hoe maak je een grootboek?

Maar wat is dan een grootboekrekening?

In het grootboek komen alle grootboekrekeningen van een organisatie bij elkaar. Een grootboekrekening is de plek waar je alle inkomstenen uitgaven in een specifieke categorie verzamelt, zoals vaste activa of mobiliteitskosten. Door inkomsten en uitgaven per categorie bij elkaar te houden, maak je de boekhouding overzichtelijk. En doordat de indeling van grootboeken standaard is, kan in principe iedereen snel inzicht krijgen in de financiële toestand van je organisatie. Bijvoorbeeld je accountant.

Van groot boek naar AFAS SB

Vroeger werd de boekhouding bijgehouden in een groot boek. Vandaar de naam. Al werken organisaties inmiddels met boekhoudsoftware, het grootboek is nog springlevend. Ook in de boekhoudsoftware van AFAS SB heb je te maken meteen grootboek en grootboekrekeningen. Maar dan sneller, makkelijker en met een minimale foutkans. Want als je inkomsten en uitgaven invoert, worden ze meteen in de juiste categorie gezet. Handig toch?

Standaardcodes voor je grootboek

De hoofdcategorieën in je grootboek zijn onderverdeeld in meerdere subcategorieën. Die heb je misschien niet allemaal nodig. Hoe groter je organisatie, hoe uitgebreider het grootboek. Een flink bedrijf kan wel een paar honderd subcategorieën hebben. Om het werkbaar te houden, wordt er standaard gewerkt met tien hoofdcategorieën waar alle rekeningen onder vallen. Dit zijn ze:

0. Vaste activa

1. Liquide middelen

2. Tussenrekeningen

3. Voorraden

4. Kosten

5. Kostenplaatsen

6. Fabricagerekeningen

7. Inkopen

8. Omzet

9. Privémutaties

Speciaal voor eenmanszaken en vof's

De laatste is speciaal voor eenmanszaken en vof’s. Onder elk van deze tien categorieën kunnen nog allerlei subcategorieën hangen, en ook die kunnen worden onderverdeeld. Aan de nummering van elke subcategorie kun je direct zien onder welke hoofdcategorie een grootboekrekening valt. Zo kunnen er grootboekrekeningen zijn voor:

00 Bedrijfsgebouwen

01 Inventaris

02 Vervoermiddelen

Hun nummer geeft aan dat ze vallen onder 0. Vaste activa.

Logische opbouw en volgorde

Dankzij die logische opbouw is het werken met grootboekengoed te automatiseren. Heb je de boekhouding eenmaal ingericht met de hoofdcategorieën(0-9) en de bijbehorende grootboekrekeningen (00, 01 en 02), dan neemt AFAS SB boekhoudsoftware je veel werk uit handen. Ook is de kans op fouten minimaal.

Je kunt zelf bepalen hoe je de subcategorieën nummert, als het eerste cijfer maar naar de juiste hoofdcategorie verwijst. Door een makkelijk nummersysteem te bedenken dat voor jou werkt, kun je de grootboeken van de organisatie netjes en zorgvuldig bijhouden.

‍