Memoriaalboeking: zo werkt het met duidelijke voorbeelden

Staat een bedrag op de verkeerde grootboekrekening? Of vraagt je accountant om een boeking voor de jaarafsluiting, zonder dat daar een nieuwe factuur of betaling bij hoort? Dan kan een memoriaalboeking nodig zijn.

Met een memoriaalboeking verwerk je incidentele financiële boekingen die niet via een gewone verkoopfactuur, inkoopfactuur of bankmutatie lopen. Denk aan een loonjournaalpost, een afboeking of een correctie. In AFAS SB leg je zo'n boeking vast in het memoriaal.

Wat is een memoriaalboeking?

Een memoriaalboeking is een journaalpost die je gebruikt voor financiële gebeurtenissen die je niet via een ander onderdeel van je boekhouding verwerkt.

Bij een verkoopfactuur weet AFAS SB bijvoorbeeld wat er financieel moet gebeuren. Hetzelfde geldt voor een inkoopfactuur of bankmutatie. AFAS SB maakt daarbij de bijbehorende journaalposten.

Soms past een financiële boeking niet in zo'n regulier proces. Daarvoor gebruik je het memoriaal. Vooral rond de jaarafsluiting kom je memoriaalboekingen regelmatig tegen.

Wanneer gebruik je een memoriaalboeking?

Een memoriaalboeking gebruik je alleen als er geen passend regulier proces voor de boeking is.

Denk bijvoorbeeld aan:

• een loonjournaalpost;
• een voorraadmutatie;
• het afboeken van een dubieuze debiteur of incourante voorraad;
• een zakelijke aankoop die je privé hebt betaald;
• een mutatie in een voorziening;
• het verrekenen van een debiteur en crediteur;
• het verwerken van privéopnamen en stortingen;
• een afschrijving als je niet met Vaste activa werkt.

Dat betekent niet dat je iedere fout in je boekhouding met een memoriaalboeking oplost. Kun je de oorspronkelijke factuur, betaling of andere boeking corrigeren? Kijk dan eerst of dat de betere route is. Zo blijft duidelijk waar een bedrag vandaan komt.

Voorbeeld: kosten staan op de verkeerde rekening

Stel dat je € 150 aan onderhoudskosten per ongeluk als softwarekosten hebt verwerkt. Het totaal van je kosten klopt, maar de verdeling niet.

Een correctie kan dan betekenen dat je € 150 debet boekt op onderhoudskosten en € 150 credit op softwarekosten. De totale kosten veranderen daardoor niet. Het bedrag verhuist alleen naar de juiste grootboekrekening.

Dit voorbeeld laat het principe zien. Welke correctie in jouw administratie nodig is, hangt af van de oorspronkelijke boeking. Zeker bij btw of een afgesloten boekingsperiode is het verstandig om je accountant mee te laten kijken.

Debet en credit: hoe zit dat ook alweer?

Een memoriaalboeking bestaat uit één of meer boekingsregels. Daarbij kom je de termen debet en credit tegen.

Dat zijn de twee kanten van een journaalpost. Wat debet en credit doen, hangt af van het soort grootboekrekening.

Bij een gewone kostenrekening verhoogt een debetboeking bijvoorbeeld de kosten. Een creditboeking verlaagt ze. Daarom bestaat de correctie uit het voorbeeld hierboven uit twee regels.

Belangrijk is dat de memoriaalboeking uiteindelijk in balans is. Het totaal aan debetboekingen en creditboekingen moet dus op elkaar aansluiten.

Zo maak je een memoriaalboeking in AFAS SB

Wil je zelf een memoriaalboeking toevoegen? Zoek in AFAS SB via Ctrl+Spatie naar Nieuwe memoriaalboeking toevoegen.

Je legt vervolgens de datum en omschrijving van de boeking vast en voegt de benodigde boekingsregels toe. Per regel kies je waarop je wilt boeken en vul je het bedrag aan de debet- of creditkant in.

Voeg waar nodig een bijlage toe. Zeker bij een correctie of jaarafsluiting is het handig als jij of je accountant later nog kan terugvinden waarom de boeking is gemaakt.

Controleer voordat je de boeking verwerkt altijd:

• de boekingsdatum;
• de gekozen grootboekrekeningen;
• de bedragen bij debet en credit;
• de omschrijving en eventuele onderbouwing.

In het AFAS Help Center over memoriaalboekingen vind je de volledige werkwijze en de verschillende soorten boekingsregels.

Terugkerende boeking? Kopieer een bestaande memoriaalboeking

Heb je vaker een vergelijkbare memoriaalboeking nodig? Dan hoef je niet telkens vanaf nul te beginnen.

In AFAS SB kun je een bestaande memoriaalboeking kopiëren. Je gebruikt daarmee een eerdere boeking als uitgangspunt voor een nieuwe.

Dat is bijvoorbeeld handig bij boekingen met steeds dezelfde opbouw. Controleer een gekopieerde boeking wel opnieuw voordat je hem verwerkt. Een andere periode kan immers een ander bedrag, een andere datum of een andere omschrijving vragen.

Kopiëren bespaart invoerwerk. De inhoudelijke controle blijft bij jou of je accountant.

Een kopie corrigeert geen oude boeking

Een memoriaalboeking kopiëren is iets anders dan een boeking terugdraaien.

Kopieer je een bestaande journaalpost en verwerk je die opnieuw, dan voeg je een nieuwe boeking toe. De oorspronkelijke boeking verdwijnt niet.

Ontdek je een fout? Zoek daarom eerst uit wat er verkeerd staat. Bepaal daarna welke correctie nodig is. Zo voorkom je dat je een bedrag per ongeluk nog een keer boekt.

Kosten horen soms bij een andere periode

Niet iedere kostenpost hoort volledig bij de periode waarin je de rekening betaalt. Betaal je bijvoorbeeld vooruit voor een periode die later valt, dan wil je die kosten mogelijk aan de juiste periode toerekenen.

AFAS SB kent hiervoor de Overlopende post. Dat is een bijzondere vorm van memoriaalboeking waarbij een boeking in een andere periode wordt tegengeboekt.

Daarmee voorkom je dat kosten of opbrengsten volledig in één periode terechtkomen terwijl ze eigenlijk op een andere periode betrekking hebben.

Welke verwerking past, hangt af van je administratie. Bespreek dit bij twijfel met je accountant.

Samenwerken met je accountant

Een memoriaalboeking raakt vaak precies het deel van de administratie waarbij inhoudelijke boekhoudkennis belangrijk is.

Jij weet waarom een bedrag afwijkt of waarom een kostenpost anders verwerkt moet worden. Je accountant kan beoordelen welke grootboekrekening en boekingswijze daarbij passen.

Spreek daarom af wie memoriaalboekingen toevoegt en wie ze controleert. Voeg ook een duidelijke omschrijving of bijlage toe. Dan hoef je bij de jaarafsluiting niet opnieuw uit te zoeken waarom een correctie maanden eerder is gemaakt.

Drie vragen over memoriaalboekingen

Wat is het verschil tussen een journaalpost en een memoriaalboeking?

Een journaalpost is de financiële verwerking van een gebeurtenis op grootboekrekeningen. Een memoriaalboeking is een specifieke soort journaalpost die je in het memoriaal verwerkt.

Iedere memoriaalboeking is dus een journaalpost, maar niet iedere journaalpost is een memoriaalboeking.

Gebruik je het memoriaal om een verkeerde factuur te corrigeren?

Niet automatisch. Controleer eerst of je de oorspronkelijke factuur of boeking kunt herstellen. Dat houdt de relatie tussen het document en je boekhouding duidelijk.

Speelt btw mee of staat de boeking in een afgesloten periode? Overleg dan met je accountant over de juiste correctie.

Kan ik dezelfde memoriaalboeking vaker gebruiken?

Je kunt een bestaande memoriaalboeking in AFAS SB kopiëren en als basis gebruiken voor een nieuwe boeking.

Controleer daarna altijd opnieuw de datum, bedragen, grootboekrekeningen en omschrijving. De opzet kan hetzelfde zijn, terwijl de inhoud verandert.

Eerst controleren, daarna boeken

Zie je een afwijking in je boekhouding? Begin dan bij de bron. Controleer de factuur, betaling of oorspronkelijke boeking en bepaal waarom het bedrag niet klopt.

Gebruik het memoriaal als er echt een aparte journaalpost nodig is. Leg duidelijk vast waarom je de boeking maakt en laat je accountant meekijken als je twijfelt over de verwerking.

Wil je zelf ervaren hoe AFAS SB je helpt bij je financiële administratie? Probeer AFAS SB 30 dagen gratis.