Van overwerken naar een betere privé-werkbalans

Met de overstap naar AFAS SB is er een wereld opengegaan voor Sander van der Velde van Sterkveld Administratie. Het slimme boekhoudpakket stelt hem als zzp’er in staat om ruim 230 administraties van klanten soepel en efficiënt te beheren. Zelfs de tijden van piekdrukte komt Sander dankzij deze automatiseringsslag makkelijker door. Een inkijkje in zijn werkzame leven.

‘Mijn dagen tijdens de piekdrukte zijn rustiger, ik hou meer energie over en heb een betere privé-werkbalans’

De maand juli is halverwege en dat betekent piekdrukte voor Sterkveld Administratie. Maar waar Sander in het verleden nog regelmatig ’s avonds moest doorwerken om de vele btw-aangiftes af te ronden voor zijn klanten, lukt dat hem sinds hij met AFAS SB werkt binnen kantooruren.

‘Mijn dagen tijdens de piekdrukte zijn rustiger, ik hou meer energie over en heb een betere privé-werkbalans’, vertelt Sander. ‘Wat veel scheelt is dat klanten al tijdens het kwartaal zelf hun facturen verwerken in het systeem van AFAS SB. Op die manier maken ze de administratie voor zichzelf en voor mij plat. Daarnaast kan ik het werk voor een klant in het huidige pakket gewoon wegleggen en een dag later weer oppakken. Dat was in het vorige boekhoudpakket waarmee ik werkte niet mogelijk. Ik moest het werk altijd afmaken.’

Gebruiksvriendelijke en intuïtieve software

Welkom in de nieuwe werkmodus van Sander. Al bijna twintig jaar runt hij Sterkveld Administratie, maar niet eerder bespaarde hij zoveel tijd met boekhoudsoftware. En dat is nodig ook, want zijn klantenbestand is door de jaren heen sterk uitgebreid. Inmiddels verzorgt hij administratieve werkzaamheden, van het beheren van de financiële administratie tot het verzorgen van belastingaangiftes, voor honderden kleine en middelgrote opdrachtgevers.

Als het voormalige boekhoudpakket van Sander enkele jaren geleden op zijn einde loopt, is het tijd om op zoek te gaan naar een nieuwe oplossing. Hij spreekt met meerdere softwareleveranciers en komt na die rondgang tot de conclusie dat AFAS SB de beste optie voor hem is. Sander: ‘Met AFAS had ik meteen een goede klik en belangrijker nog: de oplossing die zij bieden sluit het beste aan bij hoe ik graag voor en met mijn klanten werk. Een helder pakket voor een vaste prijs. De software is gebruiksvriendelijk en intuïtief; ik kan mezelf en mijn klanten snel wegwijs maken in de mogelijkheden die het pakket biedt.’

Samenwerking met klanten optimaliseren

Begin 2023 is het zover: Sterkveld Administratie stapt over naar AFAS SB. Een pittig jaar breekt aan, doordat het oude pakket hem ertoe noopt om alle klantgegevens handmatig over te zetten en lopende zaken af te ronden. Maar sinds die klus geklaard is, beheert Sander maar liefst 230 administraties in AFAS SB. In het kort komt het hierop neer: met het alles-in-één-platform heeft hij de administratieve werkzaamheden die hij verricht verder geautomatiseerd én de samenwerking met klanten geoptimaliseerd.

‘Ik hoor om me heen dat er meer personeel nodig is om zoveel administraties te beheren’, zegt Sander. ‘Het is maar net hoe je je werk inricht. AFAS SB stelt mij in staat om dat slim te doen. In mijn ogen is boekhouden geen rocket science. Maar deze overstap biedt mij wel een nieuwe wereld met veel mogelijkheden. Als je over moet naar een nieuw pakket kun je één stap zetten, maar ook meteen meerdere. Met mijn keuze voor AFAS SB heb ik dat laatste gedaan.’

Eenvoudig en snel een jaarrekening opstellen

Voorbeelden van de gemaakte automatiseringsslagen heeft hij zo paraat. ‘Neem het verwerken van bankafschriften. Dat vindt automatisch plaats doordat het systeem van AFAS de match maakt tussen de door de klant ingevoerde facturen en de bij- en afschrijvingen van de bankafschriften.’
Sander wijst ook op de rapportage-tool binnen AFAS SB. ‘Daardoor is het vrij eenvoudig om snel een jaarrekening op te stellen en in het geval van een BV te deponeren.’ Daarnaast kan hij zijn klanten realtime inzicht bieden in de financiële resultaten. ‘En dan zijn er ook nog de fiscale functionaliteiten in het pakket. Alles bij elkaar maakt dat ik in één keer meerdere slagen kan slaan.’

De voordelen van werken met AFAS SB in een notendop? Sander somt ze op: ‘De efficiency is toegenomen, de doorlooptijd is korter, ik heb met één database meer overzicht en ik ben proactiever gaan werken. Dat klanten met de geïntegreerde scan & herken onbeperkt factureren en inkoopfacturen verwerken in AFAS, maakt een groot verschil. Daardoor is mijn inbox van mijn e-mail een stuk leger, waardoor ik grip blijf houden op de situatie. Als klanten per e-mail aankloppen met vragen, die er altijd zijn, dan kan ik ze sneller servicen omdat ik niet zoals voorheen langs allemaal ingestuurde facturen moet.’

Prettig is ook dat Sander sinds zijn overstap naar AFAS SB op elke plek kan werken. ‘Ik ben niet meer gebonden aan mijn kantoor, want dit boekhoudpakket draait in de cloud. Er kleeft ook een nadeel aan, en dat is dat ik mijn eigen grenzen goed moet bewaken. Maar dat ik in drukke tijden per se terug moet naar kantoor, daar ben ik vanaf.’

Klanten ervaren gemak

Net als hijzelf hebben ook zijn klanten even moeten wennen aan de nieuwe manier van administratieverwerking. Hoe heeft Sander hen meegenomen in dat proces? ‘Ik heb open en duidelijk gecommuniceerd waarom ik moest overstappen, verteld wat er ging gebeuren en de voordelen van het nieuwe pakket benoemd, zowel voor mijzelf als voor mijn klanten. Zeker in het begin kwamen er vragen. Het is een kwestie van herhalen en ervaren, dan merk je dat het vanzelf beklijft.’

Inmiddels zijn zowel Sander als zijn klanten overtuigd van de meerwaarde van samenwerken in AFAS SB. ‘Zij moesten er net als ik handigheid in krijgen. Nu werkt het voor ons allebei soepel. Zelfs klanten die minder digitaal onderlegd zijn zien dat het gemakkelijk werkt. Het is veel eenvoudiger om bonnen meteen in te scannen via de AFAS Link app, in plaats van alle bonnen te verzamelen en te hopen dat het allemaal compleet is. Zoals ik op mijn beurt snel kan schakelen als een klant vraagt om de jaarrekening. Het is fijn dat ik sneller een concept kan toesturen, omdat het opstellen soepeler gaat.’

Minder stress tijdens piekbelasting

Er blijft altijd iets te winnen. Sander heeft een wensenlijstje voor doorontwikkeling van AFAS SB. ‘Het inhouden van commissie door een leverancier op verkoopfacturen kan nog niet in AFAS geregeld worden. Dat zou een goede toevoeging zijn. Daarnaast zou het mooi zou zijn als de btw-verleggingsregeling straks in het beginscherm beschikbaar is. Volgens mij is AFAS er al mee bezig. Uiteindelijk is het zo: hoe minder je hoeft te klikken, hoe sneller je een factuur kunt verwerken. En daar is iedereen bij gebaat.’

Een tip voor andere boekhouders? Die heeft Sander wel:

Sander: "Iedereen moet zijn eigen onderzoek doen, maar als je stress ervaart in die tijden van piekbelasting, dan is AFAS SB zeker een aanrader.”

En neem klanten daarin mee. Voed ze erin op en stimuleer ze vooral facturen en bonnen meteen in te scannen in het systeem, zodat jij ze gelijk kunt verwerken. Zo zorg je ervoor dat je het klein houdt. Alles wat je al binnen hebt voordat een drukke maand begint is winst vooraf. Mede daardoor zorgt AFAS SB ervoor dat ik een relatief grote hoeveelheid klanten soepel kan bedienen.’