Adfiadon heeft de eerste stappen gezet om die ambitie waar te maken. Een belangrijke actie is de overgang naar AFAS SB, de boekhoudoplossing die de samenwerking met klanten optimaliseert en de administratie automatiseert. De tijd was er rijp voor, zo licht Jordy Gorseling toe. Hij richt zich binnen Adfiadon op strategische groei, digitalisering en procesoptimalisatie en ziet kansen om de gidsrol van het kantoor met vergaande automatisering kracht bij te zetten.

‘Om dat doel te bereiken hadden we behoefte aan een alles-in-één-oplossing’, vertelt Jordy. ‘Dat helpt ons om een natuurlijke volgende stap te zetten in onze groei en verder te professionaliseren. Wij zijn altijd scherp op procesoptimalisatie en schaalbaarheid en hebben de ambitie om continu te verbeteren.’

Zoveel mogelijk geautomatiseerde administratieve verwerking

Daarom is Adfiadon op zoek gegaan naar één gecentraliseerd systeem dat de administratieve verwerking zoveel mogelijk automatisch voor het kantoor kan regelen. Jordy: ‘Zodat wij als specialist kunnen doen wat we leuk vinden en tegelijkertijd meer focus kunnen leggen op onze rol als gids. Niemand vindt het leuk om cijfers over te typen. Als we dergelijke tijdrovende administratieve handelingen automatiseren, kunnen we ons nog meer richten op de verdere groei van de ondernemingen van onze klanten.’

De zoektocht in 2024 leidt Adfiadon al snel naar AFAS. ‘In eerste instantie voor de bedrijfsprocessen in onze organisatie, maar de introductie van AFAS SB was voor ons een mooie bijkomstigheid’, zegt Jordy. ‘We kregen te zien dat we daarin heel efficiënt de administraties van onze klanten kunnen beheren. Tel daarbij op het gebruiksgemak voor zowel de klant als onze medewerkers en we hadden onze keuze snel gemaakt. Daar komt bij dat we bij AFAS een goed gevoel hebben. Het is net als onze organisatie een familiebedrijf met een open, toegankelijke cultuur waar enthousiaste mensen werken. Dat past helemaal bij ons.’

Pittige maar succesvolle implementatie

De implementatie start in de tweede helft van 2024 met een belangrijk einddoel: AFAS SB moet in januari 2025, bij de start van het nieuwe boekjaar, live zijn. ‘En laat januari nu net een piekmaand zijn met btw-aangiftes’, zegt operationeel manager Danny Knop. ‘Dat was dus een flinke uitdaging, maar we hebben het als een kans gezien om stevig door te pakken. Daarom hebben we voldoende capaciteit op kantoor vrijgemaakt voor de implementatie van AFAS, waaronder Jordy en ikzelf. We zijn in die periode met 160 administraties overgegaan naar AFAS SB. In nauwe samenwerking met de supportafdeling met AFAS, waarbij we zelf de regie behielden, is het ons gelukt. We hebben het partnerschap daarbij als heel plezierig ervaren. Als we ergens tegenaan liepen, sprong de supportafdeling van AFAS bij. Het was een pittig traject, maar we hebben de software wel meteen goed leren kennen. Terugkijkend kunnen we zeggen dat we erin geslaagd zijn om de implementatie succesvol door te voeren.’

Klanten meenemen in de verandering

Het team van Adfiadon steekt in de daaropvolgende periode veel tijd en energie in het meenemen van klanten. Want ook voor hen verandert er met de komst van het nieuwe systeem veel. ‘Wij geloven dat verandering juist kansen biedt, zeker als we klanten daar goed in begeleiden’, zegt Danny. ‘Onze klanten gingen van een pakket waar ze jarenlang vertrouwen in hadden naar een nieuwe oplossing. Om ze goed in te leiden in die nieuwe wereld en de voordelen daarvan hebben we de ‘blauwe loper’ voor ze uitgerold, om het in Adfiadon-sferen te zeggen. We hebben klanten bij ons op kantoor uitgenodigd en alle administraties naar wens ingericht. Ook zijn we ingegaan op de onderdelen die er het meest toe doen voor klanten. Wat doe je met een verkoopfactuur in het nieuwe systeem? Hoe maak je een nieuwe relatie aan? Dat soort vragen hebben we behandeld. Ook in dit proces hebben we klanten als een gids begeleid.’

Meer gemak in aanleveren administratie en minder foutgevoeligheid

Adfiadon is ruim een half jaar onderweg met AFAS SB. De voordelen komen steeds meer aan de oppervlakte. Om nog even bij de klanten te blijven: zij hebben realtime inzicht in hun administratie en ervaren meer gemak in het aanleveren van de administratie, vertelt Danny. ‘Met de app AFAS Link maken klanten foto’s van bonnetjes en facturen en sturen ze die meteen door naar de boekhouding in AFAS SB. Daardoor hebben we afscheid kunnen nemen van papierwerk. De tijd dat een klant een schoenendoos vol bonnen en facturen inleverde is echt voorbij. Dankzij de nieuwe oplossing zijn klanten bovendien gestopt met zelf boeken van bonnen en facturen. Dat specialisme is teruggekomen bij ons administratiekantoor. We nemen dat proces volledig uit handen. Daardoor neemt de foutgevoeligheid af en kan de ondernemer zich bezighouden met ondernemen.’

Overzicht en verspreide verwerking leiden tot rust

Op hun beurt hebben ook de financiële specialisten van Adfiadon profijt van werken met AFAS SB. Danny licht de voordelen uit: ‘Om te beginnen hebben we meer overzicht. We hebben per klant een dashboard waarin we precies kunnen zien hoe de administratie ervoor staat en wat er moet gebeuren. We zien meteen hoeveel btw-aangiftes we nog moeten verwerken.

Danny: 'De app werkt perfect, bonnen en facturen komen meteen op de juiste plek te staan. Overzicht leidt automatisch tot rust.’

Een voordeel is ook dat Adfiadon door AFAS SB naar dagelijkse verwerking gaat, met een verlichting van de werkzaamheden als resultaat. ‘Voorheen kwamen de bonnen en facturen van klanten in de maanden waarin btw-aangifte gedaan moest worden. Dat zorgde voor piekmomenten met stress. Nu het voor klanten heel makkelijk is om bonnen en facturen via de app aan te leveren, gebeurt dat veel meer verspreid over het jaar. De mensen in onze organisatie lopen er daardoor wat relaxter bij in de btw-maanden. Vrij nemen of op vakantie gaan was in die periodes soms een uitdaging, maar dat gaat nu soepeler.’

Minder handen nodig voor hetzelfde aantal administraties

De overstap naar AFAS SB betekent een concrete efficiencyslag voor het kantoor. Jordy legt het helder uit: ‘We hebben minder handen nodig voor hetzelfde aantal administraties. Sterker nog: ons klantenbestand is in het afgelopen half jaar zelfs toegenomen. We besparen tijd door te automatiseren, zo simpel is het. En AFAS SB maakt dat mogelijk. We hebben door de nieuwe software ook een nieuwe structuur kunnen aanbrengen in onze organisatie. Voorheen deed iedereen alles in onze organisatie, nu hebben we een duidelijke scheiding tussen financieel werk en relatiebeheer. Dat schept overzicht, duidelijkheid en rust.’

In de toekomst gloort een nog grotere efficiencywinst. Jordy wijst erop dat het vanaf 2028 voor bedrijven verplicht is om elektronisch te factureren. Jordy: ‘Dan gebeurt het boeken van bonnen en facturen honderd procent automatisch. En ook AI kan veel voor ons vak gaan betekenen. AFAS zit bovenop die ontwikkelingen. De toekomst ziet er rooskleurig uit. Het is onze grootste wens dat AFAS straks al onze handmatige handelingen kan wegautomatiseren. Als financieel kantoor moeten wij ons bezighouden met gidsen en niet met verwerken. Het moet gaan over de vraag: wat kun je als ondernemer met je cijfers? Hoe meer wij ons daarop kunnen focussen voor klanten, hoe beter. We vervullen zoveel mogelijk de gidsrol en AFAS SB helpt ons daarbij.’

Tips voor soortgelijke kantoren

Tot slot delen Jordy en Danny graag nog enkele tips voor soortgelijke kantoren die voor verdere automatisering willen gaan. ‘Wil je voor je eigen organisatie én je klanten meer overzicht hebben? Dan raden we het aan om met AFAS SB te gaan werken. Kijk daarbij waar je naartoe wil en wat je nodig hebt. Er is veel mogelijk, maar je wil niet voor verrassingen komen te staan. En maak voldoende tijd vrij voor de implementatie. Dat is het meer dan waard.’