Als penningmeester van een vereniging heb je een belangrijke functie. Het maakt daarbij niet uit wat het doel van de vereniging is. Want of het nu gaat om een sportclub, een handwerkclub of een muziekvereniging, er moet een penningmeester zijn die op het ledenbeheer en de financiën let. In deze blog kijken we naar de taken van de penningmeester van een vereniging. Ook leggen we uit hoe AFAS SB en automatisering de penningmeester kunnen helpen.
Lees ook: Sportlink en AFAS bundelen kracht en kennis om sportclubs financieel fit te maken
Elke vereniging is wettelijk verplicht om een penningmeester te hebben. Het bestuur van de club of vereniging moet ‘uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester aanwijzen’. De penningmeester maakt dus altijd deel uit van het bestuur van de vereniging. Samen met de andere bestuurders mag de penningmeester de club vertegenwoordigen.
De penningmeester van een vereniging heeft drie taken:
In de praktijk is de penningmeester enorm belangrijk voor de financiële gezondheid van de club. Worden de gegevens van de leden goed vastgelegd en bijgehouden? Betalen alle leden op tijd hun contributie? Zijn er leden die de contributie niet kunnen opbrengen? Zo ja, wordt hun contributie dan op een andere manier betaald, bijvoorbeeld door andere leden of vanuit sponsoring of een subsidiepot? Zijn er voldoende leden of moet de vereniging misschien op zoek naar nieuwe aanwas?
Als penningmeester houd je dat allemaal bij. Ook zorg je ervoor dat alle facturen worden verstuurd of betaald. De facturen voor de jaarlijkse contributie zijn het bekendst, maar er kan ook sprake zijn van andere facturen, zoals voor een uitstapje, een gezamenlijk cadeau of nieuwe clubkleding, materialen of apparatuur. Inkomende facturen kunnen bijvoorbeeld voor catering zijn, een afgehuurde locatie of een spreker.
Veel verenigingen maken zich zorgen over hun toekomst. Gebouwen en systemen zijn vaak verouderd en ledenaantallen lopen terug. Er zijn een paar dingen die je als club kunt doen om deze uitdagingen op te pakken.
Zo kun je de leden bij je zorgen betrekken en laten meedenken. Hebben zij ideeën om nieuwe leden te werven en sponsoren aan te trekken? Kennen ze mensen of bedrijven die kunnen helpen? Kunnen ze zelf bepaalde problemen oplossen? Door je leden een actieve rol te geven, vergroot je meteen hun betrokkenheid.
Binnen het bestuur zijn overzicht en inzicht belangrijk om met deze uitdagingen aan de slag te gaan. Daarom is het goed om met moderne middelen te werken. Met een degelijk en betaalbaar programma voor boekhouding en administratie als AFAS SB kun je werken aan een goed georganiseerde vereniging.
Dat je penningmeester bent geworden, wil niet per se zeggen dat je uitblinkt in boekhouden en administratie. Je neemt dat besluit omdat je iets voor de vereniging wilt doen. Hoe fijn is het om te kunnen werken met een eenvoudig boekhoudprogramma dat allerlei taken meteen automatiseert? Door te automatiseren, neemt de kans op fouten af en als de software eenmaal goed is ingericht, is de boekhouding zo gebeurd. Want automatisering neemt jou heel veel werk uit handen. En als iemand anders over een paar jaar penningmeester wordt, loopt de boekhouding al gesmeerd. Kun jij je weer op een andere manier inzetten voor de vereniging.
Standaard maakt het boekhoudpakket AFAS SB gebruik van een Scan & Herken functionaliteit. Hierdoor worden inkomende facturen automatisch verwerkt en bespaar je ongelofelijk veel tijd. Handmatig verwerken van facturen behoort hierbij tot het verleden.
Profiteer dan van de samenwerking met Sportlink. Samen maken we ons hard voor een slimme, gedegen en betaalbare oplossing om sportverenigingen te ondersteunen bij hun financiële administratie. Ze zien de noodzaak om te werken aan sterke, goed georganiseerde clubs – nu en in de toekomst.
AFAS SB+ is hét online boekhoudprogramma voor ondernemers en ZZP'ers. Offertes maken, factureren en je btw-aangifte doe je gewoon online. Gebruiksvriendelijk en compleet.